Anlage B — Dokumentationsanforderungen

1. Diese Anlage B definiert Mindestanforderungen an technische, kaufmännische und regulatorische Dokumentation für Lieferungen und Leistungen an DubbeDynamics. Sie gilt, soweit sie in Bestellung, Vertrag, Spezifikation oder AEB einbezogen wird.

2. Dokumentation ist Bestandteil der geschuldeten Leistung. Eine Lieferung oder Leistung gilt ohne erforderliche Dokumentation nicht als vollständig erbracht, sofern die Dokumentation für Prüfung, Abnahme, Betrieb, Weitergabe, Integration, CE-Konformität, Wartung oder Nachweisführung erforderlich ist.

3. Projekt- oder kundenspezifische Dokumentationsmatrizen, Dokumentenlisten, Datenblattanforderungen, Vorlagen oder Freigabeprozesse gehen dieser Anlage vor, soweit sie ausdrücklich abweichen.

1. Der Auftragnehmer hat alle Dokumente vollständig, richtig, widerspruchsfrei, eindeutig zuordenbar, lesbar, prüffähig und in aktueller Revision bereitzustellen. Dokumente müssen Bestellnummer, Positionsnummer, Projektbezug, Dokumentennummer, Revisionsstand, Datum und Ersteller bzw. verantwortliche Stelle enthalten, soweit dies zweckmäßig ist.

2. Dokumente sind so zu erstellen, dass DubbeDynamics und deren Kunden, Betreiber, Prüforganisationen, Behörden, Versicherer oder sonstige Projektbeteiligte die Lieferung sicher prüfen, installieren, betreiben, warten, reparieren, ändern, dokumentieren und nachweisen können.

3. Fehlerhafte, unvollständige, verspätete, nicht prüffähige oder nicht zuordenbare Dokumentation gilt als Mangel und kann Abnahme, Zahlung und Weiterverwendung der Lieferung hindern.

1. Soweit für die Lieferung relevant, umfasst die Mindestdokumentation insbesondere Datenblätter, technische Beschreibungen, Maßzeichnungen, Montage- und Einbauhinweise, Bedien- und Wartungshinweise, Ersatzteillisten, Prüfprotokolle, Materialnachweise, Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblätter und Herstellerinformationen.

2. Bei Ersatzteilen sind Hersteller, Typ, Seriennummer, Artikelnummer, Variantenstand, Kompatibilität, besondere Lagerbedingungen und empfohlene Austauschintervalle anzugeben, soweit diese Informationen für eine sichere Verwendung erforderlich sind.

3. Bei sicherheitsrelevanten oder rückverfolgungspflichtigen Teilen sind Chargen-, Serien- oder Prüfnummern eindeutig mit Dokumenten und Kennzeichnung zu verbinden.

1. Für Maschinen, Apparate, Baugruppen, elektrische Ausrüstung, Druckgeräte, Steuerungen, sicherheitsrelevante Komponenten oder CE-relevante Lieferungen sind zusätzlich alle erforderlichen Konformitäts-, Einbau-, Prüf-, Risiko- und Sicherheitsunterlagen bereitzustellen.

2. Dazu können insbesondere EU-Konformitätserklärungen, Einbauerklärungen, Risikobeurteilungen, Betriebsanleitungen, Schaltpläne, Pneumatik- und Hydraulikpläne, P&IDs, Stücklisten, Ersatzteillisten, Prüfprotokolle, Druckprüfberichte, Materialzeugnisse, Schweißdokumentation, Berechnungen und CE-Kennzeichnungsnachweise gehören.

3. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Dokumentation inhaltlich mit der gelieferten Ausführung übereinstimmt. Abweichungen zwischen gelieferter Ausführung und Dokumentation sind unverzüglich zu korrigieren.

1. Dokumente sind, soweit nicht anders vereinbart, in deutscher oder englischer Sprache bereitzustellen. Für internationale Projekte kann DubbeDynamics zusätzliche Sprachfassungen verlangen, sofern dies vereinbart ist.

2. Standardformate sind PDF für lesbare Dokumente, XLSX für Listen und Tabellen, DWG/DXF oder PDF für Zeichnungen, STEP oder vergleichbare neutrale CAD-Formate für 3D-Daten sowie native CAD-Dateien nur, wenn ausdrücklich vereinbart.

3. Alle Dokumente müssen einer nachvollziehbaren Revisionsführung unterliegen. Änderungen sind kenntlich zu machen; veraltete, überholte oder ungültige Dokumente dürfen nicht als aktuelle Dokumentation bereitgestellt werden.

4. Daten sind über die von DubbeDynamics benannten Übertragungswege bereitzustellen. Die Übermittlung darf keine unzulässigen Schutzmechanismen, Passwörter oder Nutzungsbeschränkungen enthalten, die eine vertragsgemäße Verwendung verhindern.

1. Die Prüfung oder Freigabe von Dokumenten durch DubbeDynamics bedeutet nur, dass diese für den jeweiligen Projektstand verwendet werden dürfen. Sie entbindet den Auftragnehmer nicht von Verantwortung, Gewährleistung oder Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Eignung.

2. DubbeDynamics darf Dokumentation im Rahmen des Vertragszwecks verwenden, vervielfältigen, übersetzen, an Kunden, Betreiber, Behörden, Prüforganisationen, Versicherer, Berater oder Projektbeteiligte weitergeben und in Gesamtdokumentationen integrieren.

3. Der Auftragnehmer sichert zu, dass die vertragsgemäße Nutzung der Dokumentation durch DubbeDynamics keine Rechte Dritter verletzt.

1. Dokumentation ist zu den im Vertrag, in der Bestellung oder im Dokumentenplan festgelegten Terminen einzureichen. Fehlt eine solche Regelung, ist die Dokumentation spätestens mit Lieferung bzw. bei abnahmepflichtigen Leistungen spätestens zur Abnahme vollständig bereitzustellen.

2. DubbeDynamics ist berechtigt, Zahlungen zurückzuhalten, Abnahmen zu verweigern, Lieferungen nicht freizugeben oder Ersatzbeschaffung bzw. Nachdokumentation auf Kosten des Auftragnehmers zu veranlassen, wenn erforderliche Dokumentation fehlt oder mangelhaft ist.

3. Der Auftragnehmer trägt alle Mehrkosten, Verzögerungen und Schäden, die aus fehlender, verspäteter oder fehlerhafter Dokumentation entstehen.

Betriebs-/Montageanleitung: bei Lieferungen falls relevant, bei Maschinen/Apparaten erforderlich. Sprache DE/EN nach Projekt.

Ersatzteilliste: bei Lieferungen falls relevant, bei Maschinen/Apparaten erforderlich. Inkl. Hersteller/Typ.

Materialzeugnisse: bei qualitätsrelevanten Teilen, bei Maschinen/Apparaten häufig erforderlich. EN 10204 3.1 falls vereinbart.

CE-/Einbau-/Konformitätserklärung: falls anwendbar; bei Maschinen/Apparaten erforderlich bei CE-Relevanz. Rechtsrahmen projektbezogen prüfen.

Prüfprotokolle: bei Lieferungen falls vereinbart, bei Maschinen/Apparaten erforderlich bei FAT/SAT/Prüfung. Kriterien vorab festlegen.